Акт сверки документов важен в работе компании. Бухгалтерские операции базируются на бумагах, и если на каком-то этапе туда закрадётся ошибка, это чревато для фирмы потерей денег или репутации. Чтобы предупредить или отследить ситуацию и купировать последствия, руководители заказывают сверку документов.
Для чего нужна проверка документов организации
Процедура проверки нужна на разных этапах развития или создания бизнеса, но особенно — при совершении сделок. Например, если речь идёт о приобретении и регистрации компании, проверка документов перед подачей заявления в МФЦ для получения госуслуги поможет избежать проблем и волокиты.
Поскольку от качества оформления бумаг напрямую зависит достоверность бухучёта, нужно периодически производить проверку на предмет ошибок, которые возникают:
- в финансовых расчётах,
- в тексте,
- в классификации по регистрам учёта.
Если некорректная информация появляется локально, она не влияет на другие данные бухучёта. Однако неточность в транзитных сведениях автоматически вызывают путаницу в ряде бумаг, связанных с ошибочной.
Это может парализовать деятельность компании, подорвать отношения с контрагентами, будь то физическое лицо или юрлицо, и привести к убыткам. Также ценой недостоверной информации является отмена сделок.
Даже если в бухгалтерии уже провели тщательную проверку, повторный контроль не будет лишним. Сведениям не следует слепо доверять: цена ошибки тут — потеря бизнеса. Причины, по которым возникают неточности, иногда сложно выявить, они делятся на субъективные и объективные:
- Человеческий фактор (невнимательность, болезнь, некомпетентность или усталость сотрудника, составлявшего бумаги).
- Технический сбой или неисправность в работе вычислительного оборудования.
- Некорректные данные, поступившие от контрагентов.
Поэтому тщательная проверка финансовых документов важна для жизнеобеспечения бизнеса, вне зависимости от стажа штатного бухгалтера компании. Контроль — главная из управленческих функций, особенно в ситуации покупки или продажи фирмы.
Выявленные некорректные данные в первичке исправляют в порядке, который определён действующими законами. Обычно это нелегко сделать, а потому риск допущения ошибок стоит минимизировать.
Для этого существуют грамотные консультанты по финансовым и бухгалтерским вопросам, готовые проконсультировать по всем вопросам в сфере бизнеса. Если подписывается акт сверки, первичный документ — каждый — подтверждает силу, считается, что компания прошла проверку.
Учитывая, что за ошибки несёт ответственность перед законом, как правило, руководитель, сторонний контроль особенно актуален для первых лиц фирмы. Поэтому часто функцию передают на аутсорсинг экспертам.
Профессионалы внимательно отслеживают всю последовательность операций, выясняют услуги, товары и цены, финансовые операции и формы расчётов, обрабатывают данные и помогают руководителю обеспечить корректность информации перед госорганами, партнёрами и клиентами.
Этапы проведения проверки документов
Определить исчерпывающий пакет документов для реализации проверки помогут менеджеры аудиторской или консалтинговой компании. Количество бумаг зависит от специфики услуг конкретного аутсорсера и от функций, отданных на внешнее управление.
Однако процедура контроля типична. Проверку оформления документов делят на три этапа:
- Проверка по существу.
- Проверка по форме.
- Комплексная проверка.
На начальном этапе происходит проверка наличия документов из перечня. Первичку исследуют на законность операций и соответствие внутреннему регламенту ООО или ИП. Целесообразность каждой операции должна быть логически обоснованной.
Если претензий с юридической стороны дела нет, то проверяющий сопоставляет цифры и другие сведения в документах — они не должны противоречить друг другу. Установление нарушений — основание не вносить записи об учёте документа.
Если на первом этапе к документам не возникает вопросов, начинается проверка документов по форме. Если формат первички определён регламентом, оценивается строгость соответствия требуемых и предъявленных бланков.
Если документ разработан непосредственно сотрудниками компании, проверяющий обращает внимание на соответствие формы действующему законодательству. В бумаге должны быть отражены все стандартизированные реквизиты. То есть документы сверяют с законом и правилами ведения бухучёта. По итогу контролирующий оформляет акт сверки; первичный документ, не прошедший проверку, возвращается должностному лицу.
На этапе комплексной проверки данных бухгалтерии те из них, что уже приняты к учёту, проходят последующий контроль. Бумаги группируются по хозяйственным операциям и подвергаются таксировке — то есть рассматриваются с позиции финансового измерителя, а также маркируются, чтобы исключить повторный приём. В результате формируются сводные учётные данные.
Грамотно проведённая проверка бухгалтерских документов позволит не только быть спокойным за будущее компании, но и выгодно провести покупку или продажу бизнеса, а также выявить реальные доходы и затраты, если в документах проходили некорректные данные.
Проверка документов перед обращением в Росреестр. Что обеспечивает «Бизнес Квартал»
Будучи крупной консалтинговой компанией, «БИЗНЕС КВАРТАЛ» гарантирует клиентам полное сопровождение бизнеса в подготовке и проверке документов до этапа готовности.
Сотрудники компании обладают опытом работы в бизнес-сфере, включая юриспруденцию и финансы, от десяти лет и более. Мы ежедневно оказываем реальную помощь бизнесу в решении ключевых задач. При проведении проверки профессионалы работают со всеми четырьмя группами документов для отражения в учёте:
- Счета-фактуры.
- Товарные накладные и чеки, указывающие цену и список товаров.
- Договоры по состоявшимся сделкам.
- Акты приёма-передачи.
В результате выявляются данные относительно сделок и их условий, перечня проданных и купленных товаров, ценах на них и другая информация. Список документов, который необходимо предоставить для анализа, вам озвучит сотрудник компании.
Даже после покупки бизнеса грамотно проведённый бухучёт позволит не волноваться о возможной бюрократической волоките. Узнавайте о цене услуги у сотрудников нашей компании, но постарайтесь дать максимум информации. Окончательная цена проверки будет зависеть от:
- дедлайна — цена повышается при срочности,
- фактического количества работ — чем больше документов, тем выше цена услуги.
Затраченная сумма окупится отсутствием проблем и грамотно оформленными документами. Вам нужно будет только подать проанализированные документы в многофункциональный центр. Проверку готовности документов на сайте Росреестра совершают онлайн через девять дней.
Работа профессионалов позволит избежать формальных претензий инспекторов госорганов при исследовании первички на предмет ошибок. Поэтому подписанный акт сверки документов — залог развития бизнеса.